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智慧辦公時代全流程費控管理場景體驗

Experience of whole process cost control management scene in the era of intelligent office

傳統費控所面臨的難點
傳統費控所面臨的難點
Difficulties faced by traditional fee control
  • 預算使用情況掌握難?

    手工階段性財務統計,支出統計滯后,支出情況無法實時掌握,預算把控難。

    解決
    全過程預算管控:

    構建全面、實時、智能的全過程預算管理執行、分析、預警、調控機制,時時掌握公司財務情況,杜絕超預算。

  • 報銷審批效率低?

    報銷審批手續多,領導簽字難,超預算,領導無法及時掌握,導致報銷單頻頻被退回。

    解決
    財務工作流管控:

    報銷審批電子化、規范化、流程化、自動化,全程留痕可查,可自動關聯保銷憑證,數據表單穿透,助力領導快速審批,財務快速核查。

  • 單據統計難時效性低?

    財務單據多,每次統計賬務,都需要消耗財務大量精力,往往好幾天的工時才能完成,還很難保證不出錯。

    解決
    集成財務系統:

    集成用友、金蝶、SAP等財務系統,以電子單據為核心,賬務數據、表單穿透關聯,還可掃碼電子發票,降低人力成本和誤差率。

  • 查賬難財務工作量大?

    如出現領導查帳,單據出錯,財務工作量巨增,很難理清頭緒。

    解決
    數據留痕全程可查:

    工作流貫穿財務工作,從申請、審批、核查、放款整個過程數據留痕,分類保存,出現審核問題,可迅速檢索找到問題。

  • 集團化公司單據傳送難?

    集團化的公司,分公司通過郵遞把報銷單據送到總公司,出現差錯就需要取回重新弄再提送,費時費力。

    解決
    電子單據往來無障礙:

    銀企直聯、商旅集成、手機、掃碼機二維碼掃描數據集成,讓往來單據電子化、正規化,無論是集團公司還是跨國公司,電子往來單據秒傳,打破時空障礙。

  • 財務統計分析難?

    財務情況統計分析需要花費財務巨大的工作量,傳統方法無法時時統計,導致領導急需決策時,沒有數據支撐,喪失良機。

    解決
    時時精確報表分析:

    財務走賬全過程留痕,時時生成財務報表,數據大屏顯示,全能報表分析,智能報警提示,領導輕松精準決策。

預算使用情況掌握難?
手工階段性財務統計,支出統計滯后,支出情況無法實時掌握,預算把控難。
解決
全過程預算管控
構建整體、實時、智能的全過程預算管理執行、分析、預警、調控機制,時時掌握公司財務情況,杜絕超預算。
費控管理解決方案流程示意圖
Cost Control Management Solution Flow Diagram
  • 日常費用管控

  • 項目費控管控

    項目立項確定預算

  • 預算管理

    • 借還款

      借款申請

      還款申請

      借支臺賬

    • 付款

      事前申請

      付款申請

    • 智慧報銷
      • 手機記賬

      • 合格性檢驗

      • 借款沖抵

      • 發票OCR識別

      • 發票驗真

    電子影像: 電子憑證、搜索檢查、紙質憑證影像化、OCR識別、報銷數據結構化

    • 預算申報
    • 預算審批
    • 預算使用
    • 預算調整
  • 費用支出

    • 費用報銷
    • 旅差報銷

    付款

    憑證對接:U8、NC、K3、SAP

  • 事前申請

    招待申請
    出差申請

    商旅集成:攜程商旅、阿里商旅、京東采購

    采購申請

    采購申請 > 采購合同 > 采購付款 > 已購確認 > 發票回簽

    周期付款 付款提醒

以流程為驅動的高效率的費控體系
Process-driven and efficient fee control system
  • 科學預算整體管控

    部門預算和項目預算分別管理,支持多級預算科目編制,支持年度/季度/月度管控,具有預算版本功能,在使用時按實際情況調整追加。

  • 業務流程智能規范

    日常費用按 行政審批,項目費用按項目組織審批;按費用金額、是否超預算等均可設置為審批的條件實現智能跳轉。

  • 表單關聯節速增效

    出差申請與訂票、借款、報銷的關聯,采購申請與采購合同、已購確認的關聯,費用報銷與記賬單的關聯,花最少的時間做最繁瑣的事情。

  • 前端費控理念代入

    針對不同類型的公司,分類費控管理方式,在現有管理基礎上循序發展,與現實不脫節。

  • 數據透明流程可查

    所有的統計報表均為穿透式報表,可直接追溯到每一筆源頭申請單。

  • 智能報表數據大屏

    借支臺賬、預算使用統計、合同明細…所有的數據一目了然。

以鏈接為核心的可擴展的費控體系
Scalable fee control system based on link credibility
財務軟件高效集成

用友、金蝶、SPA、甲骨文等系統集成

電子影像實時環保

掃描電子發票、手機二維碼掃碼單據

智能商旅快速通道

攜程、京東、滴滴企業版、藝龍

多端移動智能互聯

支持微信、釘釘等多端全應用接入

銀企直聯安全準確

建行、工行、招行、中國銀行、支付寶、微信

集成數據互聯

商旅平臺、采購平臺、CRM、銀企互聯、HR

華天費控平臺的管理價值
Management value of Huatian fee control platform
  • 企業管控價值

    企業管控價值

    集團管控,多組織多賬套運用
    預算管控,支出有計劃
    標準管控,定額費用有標準
    財務管控,增加風控體系降低風險

  • 領導管理價值

    領導管理價值

    超費用自動預警,表單穿透關聯,為審批提速
    實時數據大屏,預算執行報表查閱
    費用精確分析,按部門項目等分類準確展現
    輔助政策,風險控制,為企業精準掌舵

  • 財務增效價值

    財務增效價值

    記賬效率提升,自動記賬,過程留痕
    支付效率提升,表單關聯,出錯率降低
    核準效率提升,集成系統自動判別
    報表時時生成,節省大量統計時間

  • 員工省時價值

    員工省時價值

    員工提單便捷,打破時空概念
    流程規范報銷,科學管控易掌握
    審批效率提升,不需和領導面對面
    審批過程留痕,可追溯可糾錯

客戶案例
Customer cases
    上海任性文化傳播有限公司

    項目背景
    上海任性文化傳播有限公司是中國頂尖的娛樂內容服務公司,擁有IP生命周期管理、影視項目5261統籌、粉絲運營三大核心業務板塊,4102公司以打造精品為理念,參與投資出品了多部一線電影、電視劇。
    費控管理應用
    整體目標:建立以項目為單位的預算管理機制,有效的對項目的成本進行費控,確保項目整體盈利。
    解決方案:建立項目化預算,以項目和費用類型為單位弱控制預算。例如:投資一個網劇,初期立項過程管理,明確涉及的劇本費用、差旅費用、演員勞務費用,后期項目執行過程中的費用報銷、差旅報銷都跟這個項目掛鉤,報銷過程中,管理層能夠了解預算執行情況,最終生成這個項目的預算和費用。

    國科晉云技術有限公司

    項目背景
    國科晉云技術有限公司(以下簡稱“國科晉云”)是在中國科學院、太原市人民政府、山西綜改示范區大力支持下,以原中國科學院先進計算產業聯盟北京計算中心為基礎組建的國有控股高新技術企業,致力于成為中國領先的先進計算服務商和計算中心運營商。國科晉云擁有健全的技術體系、管理體系和業務資質。公司建有院士工作站、中科院聯合研究中心等高層次研究平臺,牽頭承擔省市重點研發計劃和重大科技專項,擁有多項技術發明專利和軟件著作權。
    費控管理應用
    整體目標:為建立綜合管理信息系統,形成個人辦公、會議管理、綜合行政管理、預算管理、內部溝通平臺及審批平臺多功能聯動系統。建立部門預算管理機制,有效合理的執行預算管控,通過年度預算申報、年度預算調整、年度預算查看、預算報表(新開發模塊)、部門支出、預算審批、預算設置,形成一體化的預算管理流程。
    解決方案:建設內容涵蓋了費用報銷、采購付款、銷售收款、資金和總賬等主要的業務流程,將原費控管理模式升級為流程模式。預算表單流程搭建,主要分為兩類,第一類為事前預算申請類表單,提取全年預算使用進度、當期預算使用進度數值,審批人可以在審批過程中對所選擇的的預算部門及科目下的預算情況進行時時監控。第二類為事后預算申請類表單,出現超預算或者特殊情況,進行處理,可以控制到部門預算中的預算金額、支出金額、凍結金額及余額的數值。

    中國人民銀行揚州市中心支行

    項目背景
    本解決方案主要針對于中國人民銀行各市中心支行;除中心支行本級以外,以及下轄各縣區級支行;主要解決中心支行關于財務管理的相關操作過程中存在操作標準不統一、操作效率較低等問題;通過該平臺提供相應的解決措施。
    費控管理應用
    整體目標:按照相關財務制度,實現財務管理的規范化、標準化,理順財務管理相關環節,打通預算管理、預算績效管理、財務報銷、采購管理、資產管理之間的聯通關系,提升財務管理的操作性、高效性,實現相關檔案的電子化保存和遠程監督控制,確保財務管理業務流程的便于操作、順暢開展。
    解決方案:
    此系統總共包含六大工作模塊:
    1、事前審批 : 包含了中支與支行的費用事前審批、出差審批、會議計劃、培訓計劃、接待申請、采購辦理單、固定資產入庫單、低值易耗/耐用品入庫等審批模塊,后期費用報銷時關聯上訴事項;
    2、費用報銷:包含中支與支行的費用報銷單、差旅費報銷表、會議費報銷、培訓費報銷、接待報銷等,與事前審批事項進行關聯,帶入事前審批數據;
    3、暫收暫付:包含中支與支行的預借支票(匯款)、現金借款審批表等暫付款項流程;
    4、影像報賬:根據不同費用類目進行影像報賬;
    5、核銷報賬:關聯影像報賬,對報賬類目進行核銷處理,方便與財務系統進行報賬比對;
    6、其他模塊:包含中支與支行的采購需求立項審批、法律審核書。
    此系統具有以下優勢:
    1、系統中的審批模塊、流程可以根據用戶的需求進行修改、配置;
    2、權限劃分:所有中支與支行的流程、審批模塊可以根據權限獨立配置,可以互通也可以互不干涉;
    3、數據關聯:每一個審批事項都是可以通過特有的關聯控件進行數據關聯帶入;
    4、簡單易維護:系統無代碼化操作,無計算機代碼開發經驗者亦可以維護此系統,包括模塊的新增、數據的關聯。
    5、界面簡潔易用:相當于平時使用的紙質單據用在了電腦端,和原有的紙質單據幾乎完全相同。

    全球捷運(廣州)國際物流有限公司

    項目背景
    全球捷運(廣州)國際物流有限公司是由交通部、航空部、海關貨物管理局審核并通過的國際物流企業。為貨物能以最快速度轉出,公司將總部設在廣州市。集空運、海運、陸運為一體,專注馬來西亞、新加坡、等獨特專線,業務輻射全球,致力為全球代理成員提供綜合物流解決方案。自有倉庫操作,可為代購客戶提供倉儲服務、集包服務,實現了網絡跟蹤貨單。公司始終貫徹從包裝到存放的倉儲解決方案:全球郵件送達;以及其他定制物流服務。
    費控管理應用
    整體目標:解決集團化公司預算管理的問題,通過系統建設實現業財一體化、固化風險控制措施、支撐異地共享模式,同時通過共享中心自身運營平臺的搭建支撐共享中心的日常運營管理以及持續優化。
    解決方案:全球捷運是集團化預算管理,按公司、三級費用類型、多級部門、月度來控制預算,由線下會議匯總預算后,集團預算管理人統一導入系統,后續費用報銷、付款、招待費、房租等費用的發送都會嚴格控制當前剩余預算,當月預算沒用完系統自動結轉到下個月。
    部分費用需要事前申請后在報銷,比如差旅報銷,需要提前申請出差申請及預計金額,出差申請通過后凍結該部分預算,回來做差旅報銷,報銷完成后真正使用預算,并生成用友NC的記賬憑證,財務可以了解各個公司、費用類型的預算跟費用執行情況。

    浙江友華汽車有限公司

    項目背景
    浙江友華汽車有限公司成立于2004年03月05日,位于江山市區景星路1號。經營范圍包括汽車及配件、汽車裝飾用品、工程機械、機電設備、五金產品銷售;二手車經銷;汽車信息咨詢服務。浙江友華汽車有限公司對外投資3家公司,具有1處分支機構。
    費控管理應用
    整體目標:利用費控平臺,全面管控浙江友華汽車有限公司4S店的日常費用管理,合理有效的實現預算的申報、調整、審批、關聯、監控、預警以及統計的全程電子化,解決其預算管理的重點和難點問題
    解決方案:以4s店品牌為單位管控日常費用預算,包括現代、吉利、領克等品牌門店,按年度制定費用預算,由集團財務經理統一匯總后,倒入系統來執行。報銷、付款類流程發生時,員工能實時了解預算額度,報銷后,各個門店總經理可以實時了解整體預算情況,集團領導實時了解各個門店及集團公司的預算執行情況。建立了預算的申報、調整、審批、監控、預警、報表、結轉等一體化的預算管理流程,讓企業擺脫了預算管理不規范,權責認定不清晰,數據分析不實時等問題,為企業有效、合理的執行預算管控,提供了強有力的系統保障。

    寧波遠東化工集團有限公司

    項目背景
    寧波遠東化工集團有限公司成立于2001年,是一家集化工研發與服務、工程設計與咨詢、設備制造與安裝調試和化肥生產為一體的高科技集團,是浙江省高新技術企業、浙江省“重合同守信用”企業、寧波市專利示范企業、寧波江東區工程技術中心。其龐大的公司規模和廣泛的業務運營給企業領導帶來管理上的一系列問題,其中費用管控的問題尤為突出。
    費控管理應用
    整體目標:通過對華天OA的預算管理模塊的使用,解決企業費用管理不規范、權責認定不清晰、費用控制不到位、數據分析不實時等問題,為企業能順利管控費用提供技術和系統的保障。
    解決方案:通過對預算管理模塊的使用,使企業各部門上報預算有統一的模式和規范,并能通過費用的報銷,自動實現預算支出和結余金額的計算,而且對于已經到達閥值的科目給予提醒和較好的控制,使預算管理真正的實現了規范化、自動化、智能化,為企業的費用管控提供了強有力的支撐。

    百姓網

    項目背景
    百姓網 (Baixing.com)成立于2005年3月1日,是國內領先的分類信息生態服務商,也是中國互聯網輕資產模式的典范。百姓網致力于打造以分類信息業務為平臺、多條垂直業務線布局的生態圈,為用戶提供涵蓋生活服務、招聘求職、房屋租售、二手車買賣、二手交易、教育培訓、同城交友等本地生活解決方案。
    截至2016年9月,百姓網月活躍用戶數過億,月新增信息量超過千萬條,覆蓋全國367個城市。其中,來自移動的流量已超過全站流量的90%。2016年3月14日,百姓網在新三板掛牌。2017年5月,百姓網成功入選新三板創新層。急劇擴張以及分子公司數量的不斷增加,同時也不可避免的給財務費用管理,帶來了越來越大的運行壓力??紤]到現有財務系統預算管理不適用決定和華天動力OA合作創建費控管理平臺。
    費控管理應用
    整體目標:促使企業從原始的、經驗的、人為的管理,向科學化、精細化、標準化管理過渡,有效控制成本
    解決方案:
    有效控制成本:事前、事中、事后對發生費用使用控制的有效工具,便于管理層在流程中控制和監督業務執行情況,及時發現執行中存在的偏差并確定偏差的大小,對執行流程中進行管理監控的基準和參照提供了有效依據。
    合理配置資源:通過預算資金使用計劃的過程,以預算目標為標準,控制了預算的執行。預算執行的情況,對資源配置提供更優的決策依據。

    睿能集團

    項目背景:
    SmartHeat(睿能集團)是專業提供高品質能源設備、技術及解決方案的領先企業,擁有兩家生產基地:睿能太宇(沈陽)能源技術有限公司和睿能(四平)北方能源技術有限公司。SmartHeat(睿能集團)自主研發并壓制換熱板片,為用戶提供換熱器產品,主要產品為板式換熱器、螺旋板換熱器、各種全焊式換熱器、管殼式換熱器、容積式換熱器,換熱機組、熱表及檢定裝置等,是《板式換熱器機組國家標準》GB/T29466-2012主編單位、《螺旋板式換熱器國家標準》NB/T47048的起草單位、《城鎮供熱管網設計規范》的參編單位,業務涉及電力、冶金、石油化工、食品、制藥、船舶、造紙、暖通空調等多個工業領域及民用領域。睿能匯聚頂尖的技術專家、學者,進行深入的熱交換領域的研究和應用開發,率先在業內實現機組結構3D設計及機組控制模塊化設計,率先成功實現機組異地遠程監控,產品及技術取得多項國家專利,擁有多項尖端的研究成果。
    費控管理應用
    整體目標:建立項目全生命周期費控管理,建立科學的項目(訂單)管理流程、訂單合同管理流程、預算管理流程、款項管理流程。從而實現項目管理、預算及回款控制、合同評審、數據匯總分析。
    解決方案:從實際管理流程出發,制定科學的費控體系。明確各業務部門年初預算,監督過程的跟蹤和執行,同時周期性結轉及調整。從費控預算的制定目標開始到過程執行、檢查監督最后決策調整全方位管控,形成閉環管理。

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